URA-tietojärjestelmä

Asiakkaan tiedot tallennetaan työvoimapalvelujen tietojärjestelmän (URA-järjestelmä) henkilörekisteriin. Rekisteristä löytyvät mm. seuraavat tiedot:

• Tunniste- ja yhteystiedot
• Työ- ja elinkeinotoimiston asiakkuuteen liittyvät perustiedot
• Työmarkkinavalmiuksiin liittyvät tiedot
• Työvoimakoulutukseen liittyvät haku-, valinta-, osallistumis- ja seurantatiedot
• Ammatillisen kuntoutuksen vaatimat terveydentila- ja toimenpidetiedot
• Työvoimapoliittiset lausunnot
• Työhallinnon toimenpiteisiin ja tukiin liittyvät tiedot.

Tiedot tallennetaan ensimmäisellä käynnillä URA-tietojärjestelmään. Sähköisesti ilmoittautuneiden tiedot tarkistetaan ja täydennetään. Ilmoittautumisen yhteydessä työnhakijan tulee esittää itsestään työvoimapalvelujen tarjoamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

Työ- ja elinkeinotoimistossa on nähtävillä rekisteriseloste, josta ilmenee henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, tietojen saanti ja luovutus.

Asiakkaalla on oikeus tarkistaa tietojärjestelmään sisältyvät henkilötietonsa. Kätevintä on katsoa ne käynnin yhteydessä virkailijan kanssa tai tarkistaa Oma työnhaku -palvelun kautta. Sieltä löytyvät työnhakutiedot sekä työllistymissuunnitelma, tiedot viimeisestä työnhakujaksosta ja viimeisistä yhteydenotoista työ- ja elinkeinotoimistoon. Palvelun käyttö edellyttää tunnistusta. Jos työnhaku on voimassa, näkyy tämän palvelun kautta myös työnhaun seuraava uusimispäivä ja uusimistapa.

Jos asiakas haluaa häntä koskevat tiedot kirjallisena, ne tilataan työ- ja elinkeinotoimistosta. Palvelu on maksutonta kerran vuodessa.

Tietojen luovuttaminen

Työ- ja elinkeinotoimiston asiakastiedot ovat luottamuksellisia, ja TE-toimiston virkailijoilla on vaitiolovelvollisuus.

Työnantajille voidaan toimittaa vain ne tiedot, jotka ovat tarpeellisia työpaikan täyttämisen kannalta ja joiden luovuttamiseen on pyydetty asiakkaalta kirjallinen suostumus. Tällaisia tietoja ovat esim. yhteystiedot sekä tiedot osaamisesta ja koulutuksesta.

Julkisesta työvoimapalvelusta annetussa laissa säädetään, että työnantajalla on oikeus saada työsopimuslaissa säädetyn takaisinottovelvollisuuden toteuttamiseksi tieto siitä, onko velvollisuuden piirissä oleva entinen työntekijä työnhakijana työ- ja elinkeinotoimistossa.

Työ- ja elinkeinotoimisto lähettää työttömyysturvan maksajalle (Kela tai työttömyyskassa) työvoimapoliittisen lausunnon työttömyysetuuden saamisen työvoimapoliittisista edellytyksistä.

Usealle viranomaiselle on laissa myönnetty tiedonsaantioikeus toisen viranomaisen hallussa oleviin salassa pidettäviin tietoihin. Tämä oikeus rajoittuu aina tietoja pyytävän viranomaisen tehtävien suorittamiseksi tarpeellisiin tietoihin.

Tällaisia viranomaisia ovat mm. työttömyysturvaviranomaiset, sosiaalihuollon viranomaiset, ulosotto-, poliisi- ja veroviranomaiset, työsuojeluviranomaiset, Tilastokeskus, Kansaneläkelaitos ja oppilaitokset.

Sähköpostin käyttö

Työ- ja elinkeinotoimisto ei voi vastata sähköpostin kautta hakijan henkilökohtaiseen tilanteeseen liittyviin, luottamuksellisten tietojen käyttöä edellyttäviin kysymyksiin. Näin siksi, etteivät tiedot joudu vääriin käsiin.

Vastauksia annetaan sähköpostitse vain yleistasolla. Näin ollen on suositeltavaa käyttää muita kontaktikanavia. Sähköpostiasioinnissa tulee käyttää toimiston organisaatiopostilaatikon osoitetta, joka on mallia toimistonnimi@te-toimisto.fi (toimiston nimi esim. paijat-hame, tampere, s-postiosoitteet löytyvät työ- ja elinkeinotoimistojen kotisivulistasta oikealta).